Arkevia est un coffre fort numérique qui permet de recevoir et de stocker des données de façon pérenne et sécurisée. On peut y archiver des documents personnels et professionnels. C’est un service très utile, dans cet article nous vous donnerons toutes les informations sur Arkevia.
Qu’est ce que Arkevia ?
Arkevia est une plateforme de stockage ( coffre fort électronique) sécurisé ou vous pouvez stocker gratuitement vos documents. Cela peut être tout types de documents tels que vos fiche de paies, des factures, vos diplômes, etc.
Depuis cette plateforme le salarié peut avoir un accès instantané et dématerialisé à tous les documents notifiés par son employeur. Ainsi, vous pourrez recevoir une notification par e-mail dès lors qu’un document sera disponible.
Comment fonctionne Arkevia ?
Arkevia repose principalement sur les relations entre l’employeur et les salariés. Nous allons analyser les éléments des coffres fort de chacun des utilisateurs. Les fonctionnalités principales de Arkevia sont basées sur l’employeur et le salarié. Analysons les particularités du coffre fort pour chacun d’entre eux.
L’employeur
L’employeur peut accéder à la quasi-totalité des documents de la société. Il peut partager ceux qui concerne les salariés avec eux. L’outil est sécurisé et l’employeur doit informer les collaborateurs de la disponibilité des documents pour qu’ils puissent les consulter. La plupart du temps ils seront sensibilisé par une notification par mail.
Les collaborateurs
Arkevia garantie aux collaborateurs la conservation des documents, réduit l’utilisation du papier et permet de pouvoir éditer rapidement des copies en cas de perte. La plateforme réponds aux exigence du RGPD de façon à conserver les donnes tout en respectant le cadre légal.
Par exemple, chacun des bulletins de paie, peut être envoyé par l’employeur puis notifié par e-mail. Les collaborateurs ont la possibilité d’organiser leur coffre fort électronique avec différents répertoires.
Par ailleurs le collaborateur devra renseigner si il préfère recevoir ses documents par papier ou de façon dématérialisé, autrement c’est le format numérique qui sera retenue.
Comment consulter ses documents sur Akevia ?
L’avantage d’un coffre fort tels que Arkevia c’est qu’il es consultable à tout moment à condition d’avoir un accès internet et un ordinateur, smartphone lu tablette.
Comment supprimer son compte et ses données sur Arkevia ?
Avec le temps certains documents ne sont plus utiles et il est préférable de les supprimer pour optimiser son espace. Pour cela il suffira de vous connecter à votre compte et de déplacer les documents souhaités dans la corbeille.
Certains fichiers comme le calendrier de virement ne pourront pas être supprimés.
Les avantages de Arkevia
Arkevia permet de sauvegarder vos documents sur le cloud avec la possibilité de les récupérer en cas de perte ou de vol. Même lorsque vous quittez l’entreprise dans laquelle vous êtes salarié vos documents sont archivés et vous aurez la possibilité de les consulter.
De nombreux avantages sont rattachés à l’utilisation de Arkevia. En premier, vous bénéficiez d’une meilleure protection de vos documents. En effet, grâce à cette méthode de sauvegarde, vous êtes épargné du vol ou de la perte de données. Même après un déménagement, vous avez un libre accès à toutes les données et un archivage est toujours possible pour vous. En cas de démission également, vous êtes le seul à avoir accès à vos documents stockés dans votre coffre-fort virtuel. Vous pouvez donc toujours accéder aux archives que vous avez faites.
Évidemment vos documents dématérialisé stockés dans votre coffre fort Arkevia auront la même valeur juridique que ceux au format papier. Vous n’aurez plus la nécessité de contacter votre service RH lorsque vous aurez besoin d’un duplicata. C’est moins procédurier et vous gagner du temps !
Ce mode de stockage basé sur le cloud simplifiera de nombreuses demande de vos salariés et améliorera l’image de votre entreprise. L’ensemble des documents déposés dans un coffre fort Arkevia pourront êtres stockés plus de 50 ans. Ce qui vous garantie la sauvegarde de vos donnes sur une période suffisante pour que vous les consultiez quand vous en avez besoin.
L’utilisation de ce mode de stockage de données donne une nouvelle image et une allure impressionnantes à votre entreprise. Vos bulletins et tous vos documents peuvent être protégés et conservés sur une période de plus de 50 ans avec Arkevia. Un temps assez long pour que vous ayez toujours à votre disposition les données recherchées au moment voulu.
Comment se connecter à Arkevia ?
Pour accéder à votre compte Arkevia il faudra :
Pour vous connecter à Arkevia, vous n’avez qu’à suivre les étapes suivantes :
- Aller sur la page de connexion de myarkevia
- Renseigner votre nom d’utilisateur et mot de passe
- Enduite vous serez Rodrigue vers votre espace personnel
- En cas de difficulté de connexion, vous pourrez contacter l’assistance pour vous accompagner
En outre en cas d’oubli ou de perte de votre mot de passe il faudra renseigner l’adresse mail que vous avez transmise lors de la création de votre compte ainsi que votre numéro de SIREN. Après cela vous recevrez par mail des nouvelles informations d’identification.
Comment récupérer son code secret Arkevia ?
Votre code secret est essentiel pour aller sur votre compte personnel. Lorsque vous vous connectez au site myarkevia.com il faut enregistrer votre matricule et votre code secret. Votre matricule est en haut à gauche et votre secret se situe en bas à gauche.
Régler les problèmes de connexion à Arkevia ?
Quand vous avez un problème de connexion à votre compte Arkevia assurez vous que votre câble Ethernet soit connecter correctement ou que vous soyez connecter à votre réseau WIFI.
Si vous ne parvenez pas à vous connecter vous pouvez réinitialiser votre mot de passe depuis l’adresse électronique renseignée à la création de votre compte. Si le problème est lié au réseau il faudra voir quel est la raison matériel ou logiciel qui vous empêche de vous connecter.
Redémarrer votre BOX, ou réinitialiser votre réseau WIFI, voyez si il faut mettre à jour vos paramètre de connexion ( IP statique DHCP). Si vous ne parvenez pas à résoudre vos difficultés de connexion n’hésitez pas à faire appel à un professionnel. Cela afin de pouvoir accéder à vos donnes professionnel
Pour cela, vous pouvez redémarrer le routeur réinitialiser le réseau WiFi, ajuster les connexions autorisées ou utiliser une adresse IP statique au lieu du DHCP… Si le problème d’authentification dépasse vos compétences, il est important de faire appel à un professionnel pour éviter de perdre des données de travail
La fiche de paie électronique
La fiche de paie électronique est envoyé au format digital à l’inverse des bulletins de paie papier. Elle à l’avantage de représenter un gain de temps et de papier pour l’entreprise et le collaborateur. En outre les salariés peuvent accéder à différents documents sans avoir besoin de solliciter le service RH.
La dématérialisation des fiche de paie n’est pas obligatoire pour une entreprise mais elle présente de nombreux avantages qui oriente les chefs d’entreprise vers cette solution. Dans le cas du passage du bulletin de paie papier au format dématérialisé il faut informer les salariés du changement un mois à l’avance. L’accord des collaborateurs n’est pas indispensable mais ils ont le droit de s’opposer à ce changement via une lettre de revendication qui sera étudiée par l’entreprise.
Coffre fort numérique
Un coffre fort électronique permet le stockage et le transfert de données personnelles et professionnelles depuis un canal hautement sécurisé. Vous pourrez ainsi télécharger ou transférer des factures, bulletin de paies, des contrats, etc.
Afin de protéger les donnés archives de données chaque coffre fort est attribué à un seul utilisateur. Seul l’assistance informatique est en mesure d’accéder au compte dans le but de résoudre les différents problèmes pouvant être lié à un compte.
